http://www.scribd.com/doc/57430143/kesekretarisan-jilid-1
http://www.scribd.com/doc/57429683/kesekretariatan-2
Sabtu, 27 Oktober 2012
pengurusan surat sistem buku agenda
Surat
Masuk adalah
surat – surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau dari suatu organisasi. Surat
keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kpada pihak lain, baik perseorangan
maupun kelompok.
Sisten pengurusan surat masuk dan keluar
terbagi menjadi sistem buku agenda (sistem tradisional), sistem kartu kendali
(sistem pola baru modern), sistem takah (tata naskah) digunakan dilingkunag TNI.
1. Pengurusan
Surat Masuk Sistem Buku Agenda
a. Penerimaan surat
b. Penyortiran surat
c. Pencatatan surat
Pencatatan surat terdapat tiga cara sebagai
berikut, buku agenda surat masuk, buku ageda verbal (surat Keluar), buku agenda
berpasangan.
Buku
agenda surat masuk, buku agenda ini
dipergunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima
No.
|
Tanggal
Terima
|
Terima Dari
|
Tanggal dan
No. Surat
|
Perihal
|
Lampiran
|
Diteruskan
Kepada
|
Ket.
|
1.
|
5 Januari 2012
|
PT. Sejahtera
Jl. Raya Bogor,
KM. 29 Jakarta
|
2 Januari 2012
002/A/1/12
|
Pesanan
|
1 Lembar
|
Direktur
Pmasaran
|
-
|
2.
|
10 Januari 2012
|
Bank BCA
Jl. Margonda
Raya, Depok
|
9 Januari 2012
12/U/I/12
|
Penawaran
Layanan
|
1 Berkas
|
Kepala
Bagian
Keuangan
|
-
|
Buku
agenda Verbal (surat Keluar), buku
agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan
kepada pihak lain.
No.
|
Nomor Surat
|
Tanggal Surat
|
Dikirimkan
kepada
|
Perihal
|
Lampiran
|
Ket.
|
1.
|
001/B/1/12
|
6 Januari 2012
|
Kantor Pajak,
Jl. TMP Kalibata,
Jakarta
|
NPWP
|
-
|
-
|
2.
|
002/A/1/12
|
6 Januari 2012
|
PT Sejahtera
Jl. Raya Bogor
KM 29, Jakarta
|
Pengiriman Barang
|
1 Berkas
|
Berhubungan dengan surat masuk
No.02/A/1/12
|
Buku
agenda berpasangan, buku
agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan
kepada pihak lain.
No.
|
Tangagal
Terima/Kirim
|
Tanggal dan
No. Surat
|
M/K
|
Dari/Kepada
|
Perihal
|
Lampiran
|
Ket
|
1.
|
5 Januari 2012
|
2 Januari 2012
002/A/1/12
|
M
|
PT Sejahtera
Jl. Raya Bogor
KM 29, Jakarta
|
Pesanan
|
1 Lemabar
|
-
|
2.
|
6 Januari 2012
|
6 Januari 2012
001/B/I/12
|
K
|
Kantor Pajak,
Jl. TMP Kalibata,
Jakarta
|
NPWP
|
-
|
-
|
d. Pengarahan surat, proses menentukan siapa yang
selanjutnya akan memperoses surat berkaitan dengan prmasalahan surat. Pengarahan
surat biasanya menggunakan lembar disposisi.
Contoh
Lembar Disposisi
Rahasia Penting Rutin
|
No. Agenda : ….…………. Tanggal
Penyerahan
Tanggal : …………….. …………………...
|
Perihal : .……………
Tanggal : …………….
Asal : ……………..
|
Instansi/Informasi
Diteruskan :
1.
…………………………..
2.
…………………………..
3.
…………………………..
|
Catatan : …………………………………………………………………………………
|
Jika pimpinan
menganggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui bebrapa pejabat, maka
sekretasris dapat meyertakan suatu lembaran/formulir yang disebut lembaran
beredar (Routing Slip)
ROUTING SLIP
Harap dibaca
bahan-bahan yang terlampir dan meneruskan kepada pejabat-pejabat tersebut
dalam daftar ini:
Surat
Nomor : 152/OM-P/x/12 Tanggal 11 Jnauari 2012
Dari/bagian :
Personalia
|
|||||||
Dikirim Kepada
|
Hal Tindakan
|
Tgl.
Terima
|
Tgl. Selesai
diteruskan
|
Paraf
|
|||
Nama
|
Bagian
|
Mengetahui
|
Jawaban/
Laporan
|
Usulan/
saran
|
|||
Diana
Anung
|
Kuangan
Logistic
|
6-01-12
9-01-12
|
09-01-12
11-01-12
|
||||
Dikembalikan
lagi kebagian personalia 24 Januari 2012
Jakarta,
11 Janauri 2012
Kepala
…………………….
|
e. Penyampain surat, di lakukan dengan
menggunakan buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern.
Format
buku ekspeisi
No
|
Tanggal Terima
|
Tanggal dan
No. Surat
|
Perihal
|
Ditunjukan
Kepada
|
Nama
Penerima
|
Tanda
Tangan
|
1
|
6 Januari 2012
|
2 Januari 2012
002/B/I/2012
|
Pesanan
|
Ardien, SE
|
Mety
|
f. Penyimpanan surat
Langganan:
Postingan (Atom)